Facture électronique 2026 : ce qu'une PME qui facture des professionnels doit faire

Quand la facturation électronique devient-elle obligatoire pour votre entreprise ?

Le calendrier en vigueur au moment où nous écrivons tient en deux dates. Depuis le 1er septembre 2026, toute entreprise assujettie à la TVA et établie en France doit pouvoir recevoir des factures électroniques. À la même date, les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire doivent émettre leurs factures sous cette forme. Les PME et les micro-entreprises émettront à leur tour à partir du 1er septembre 2027.

La catégorie se lit selon le décret du 18 décembre 2008 : une PME compte moins de 250 salariés et réalise au plus 50 millions d'euros de chiffre d'affaires ou 43 millions de total de bilan ; une micro-entreprise compte moins de 10 salariés et au plus 2 millions d'euros. Un atelier de 32 salariés et 5 millions de chiffre d'affaires est une PME : il doit déjà recevoir, il émettra au 1er septembre 2027.

Recevoir n'est pas facultatif en attendant 2027 : votre aciériste de taille intermédiaire émet par plateforme depuis le 1er septembre 2026. Le calendrier ayant déjà été décalé par le passé, vérifiez toute évolution sur impots.gouv.fr.

Qui est concerné par la dématérialisation des factures, et pour quelles opérations ?

L'obligation vise les opérations entre entreprises assujetties à la TVA établies en France : votre facture à un industriel, à une entreprise générale, à un revendeur. Les entreprises en franchise en base de TVA sont assujetties, donc concernées, même si elles ne collectent pas la taxe. Une association ou une SCI n'est concernée que si elle est assujettie ; dans le doute, votre expert-comptable tranche en cinq minutes.

Trois flux échappent à la facture électronique proprement dite, mais pas à l'administration :

• les ventes aux particuliers et aux non-assujettis relèvent du e-reporting : vous transmettez les données de vos ventes, pas la facture elle-même ;
• les opérations avec des clients ou des fournisseurs établis à l'étranger suivent le même e-reporting ;
• les données de paiement des prestations de services sont transmises elles aussi, pour que l'administration suive l'exigibilité de la TVA.

Le e-reporting suit le calendrier de l'émission : un fabricant PME y sera tenu au 1er septembre 2027. Les factures adressées à l'État, aux collectivités et aux hôpitaux continuent, au moment où nous écrivons, de passer par Chorus Pro, souvent depuis le même logiciel.

Comment choisir sa plateforme agréée, l'ancienne PDP ?

Les factures ne vont pas de votre boîte mail à celle du client : elles transitent par des plateformes agréées par l'administration, longtemps appelées plateformes de dématérialisation partenaires (PDP). La plateforme de l'émetteur transmet la facture à celle du destinataire, envoie à l'administration les données de facturation et fait remonter les statuts, comme le refus par le client ou l'encaissement. Le portail public ne propose pas de service gratuit d'émission : il tient l'annuaire des entreprises et concentre les données.

Pour une PME, le choix se fait rarement sur catalogue. Trois réflexes :

1. Demander à l'éditeur de votre logiciel de devis et de facturation quelle plateforme il a intégrée ou fait agréer ; la facture part alors de l'écran que vous utilisez déjà.
2. Demander à votre expert-comptable ce qu'il recommande ; beaucoup de cabinets ont retenu une plateforme reliée à leur outil comptable.
3. Vérifier la liste officielle des plateformes agréées publiée sur impots.gouv.fr avant de signer.

Comparez le tarif de réception, parfois offert, le tarif à la facture ou par abonnement, l'archivage et l'export vers le comptable. Une fois la plateforme choisie, vérifiez votre inscription dans l'annuaire : c'est elle qui indique à vos fournisseurs où déposer leurs factures.

Le devis est-il concerné ? Comment garder la chaîne devis, commande, facture cohérente ?

Le devis n'entre pas dans l'obligation. Vous pouvez continuer à l'envoyer en PDF et à le faire signer comme aujourd'hui. Mais la facture qui en découle devra comporter des données que beaucoup de devis n'ont jamais portées : le numéro SIREN du client, l'adresse de livraison si elle diffère de l'adresse de facturation, la nature de l'opération. Si elles manquent au devis, quelqu'un les cherchera au moment de facturer.

La règle pratique : tout ce que la facture exigera est saisi une fois, au devis, puis repris tel quel.

• Le formulaire de demande de devis de votre site internet demande la raison sociale et le SIREN, ou au moins le nom exact de la société.
• Le devis porte un numéro que la commande, puis la facture, rappellent.
• La nature de l'opération est arbitrée dès le devis : une passerelle fabriquée et posée est une livraison de biens avec prestation, qualifiée de la même façon sur la facture.

Cette discipline commence sur le site : un formulaire réduit à un prénom et un téléphone produit des devis incomplets. C'est aussi ce que nous constatons chez Inscale Agency : une demande de devis arrivée par une recherche Google précise, avec la raison sociale et le besoin déjà renseignés, devient une commande puis une facture sans ressaisie. Si votre site n'apporte rien aujourd'hui, les cinq raisons habituelles sont connues, et le formulaire en fait partie.

Quelles sont les nouvelles mentions obligatoires sur les factures à partir de 2026 ?

Les mentions classiques ne bougent pas : date, numéro chronologique, identité et adresse des deux parties, numéro de TVA intracommunautaire, désignation et quantité, prix unitaire hors taxes, taux et montant de TVA, date d'échéance, taux des pénalités de retard et indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement. La liste complète, avec un exemple de facture de fabricant, fait l'objet d'un article à part.

Le décret du 7 octobre 2022 y a ajouté quatre mentions, exigées progressivement avec la facture électronique :

• le numéro SIREN du client ;
• l'adresse de livraison des biens lorsqu'elle diffère de l'adresse du client ;
• la nature de l'opération : livraison de biens, prestation de services, ou les deux ;
• la mention « option pour le paiement de la taxe d'après les débits » si vous avez pris cette option.

Le format change aussi. Un PDF simple envoyé par courriel ne sera plus une facture électronique au sens de la loi une fois votre obligation d'émission en vigueur. Trois formats sont acceptés : Factur-X, un PDF lisible qui embarque un fichier de données, puis UBL et CII, deux formats de données pures. Pour un fabricant, Factur-X est le plus confortable : le client lit la facture comme avant, sa plateforme lit les données, votre logiciel convertit.

Combien ça coûte, et qu'est-ce qui change dans vos CGV et sur votre site internet ?

Le prix dépend de la plateforme et du volume : réception parfois sans frais, abonnement de quelques dizaines d'euros par mois pour une PME, tarif à la facture pour les gros volumes. Demandez un tarif écrit incluant l'archivage, dont la durée légale reste de dix ans.

Vos conditions générales de vente méritent trois ajustements :

• indiquer que vos factures sont émises et transmises sous forme électronique via une plateforme agréée, et que le client s'engage à communiquer son SIREN et l'adresse de livraison ;
• préciser le point de départ du délai de paiement, dans la limite des 60 jours date de facture ou 45 jours fin de mois autorisés ;
• conserver les mentions déjà obligatoires : taux des pénalités de retard, indemnité de 40 €, conditions d'escompte.

Sur le site internet, deux changements suffisent : le formulaire de demande de devis collecte la raison sociale et le SIREN, et un paragraphe « Fournisseurs » indique où déposer les factures. Vos donneurs d'ordre réclameront le reste du dossier fournisseur, à commencer par l'attestation de vigilance dès 5 000 € de contrat.

Le risque principal d'une PME en retard n'est pas l'amende, c'est le paiement : une facture non conforme est refusée par la plateforme du client et le délai ne court pas. Les sanctions existent tout de même : au moment où nous écrivons, 15 € par facture non émise sous forme électronique, plafonnés à 15 000 € par an, montant à vérifier sur impots.gouv.fr.

Questions fréquentes