Client qui ne paie pas : la procédure en 6 étapes, de la relance à l'injonction

Comment réagir face à un client qui ne paie pas : les six étapes dans l'ordre

Une facture impayée entre professionnels se traite comme un dossier : chaque étape a une date, une trace écrite et un coût connu.

Les dates des étapes 1 à 3 sont des usages, pas des délais légaux : la loi vous permet d'agir dès le premier jour. Ne laissez jamais passer une étape sans trace écrite datée : ce dossier sera votre preuve au tribunal.

Ce que la loi vous permet de facturer dès le premier jour de retard

Entre professionnels, le retard de paiement est encadré par l'article L441-10 du code de commerce. Sauf accord écrit, le paiement est dû 30 jours après la réception des marchandises ou l'exécution de la prestation. Si vous avez convenu d'un autre délai, il ne peut pas dépasser 60 jours à compter de la date de facture, ou 45 jours fin de mois.

Dès le lendemain de l'échéance, deux sommes sont dues sans qu'un rappel soit nécessaire :

• les pénalités de retard, au taux fixé dans vos CGV et rappelé sur la facture, au minimum trois fois le taux d'intérêt légal ; l'usage est le taux de refinancement de la Banque centrale européenne majoré de dix points ;
• l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € par facture en retard (article D441-5), qui s'ajoute aux pénalités.

Ces deux mentions doivent figurer sur vos CGV et sur chaque facture ; si elles n'y sont pas, corrigez vos modèles aujourd'hui. Le dépassement des délais plafonds par un acheteur l'expose à une amende administrative pouvant atteindre 75 000 € pour une personne physique et 2 millions d'euros pour une société, prononcée par la DGCCRF. Pour une collectivité, le code de la commande publique fixe ses propres délais et des intérêts moratoires, dus eux aussi sans relance.

Comment relancer un client qui ne paie pas sans abîmer la relation

La première relance part du principe que le client a oublié, ce qui est vrai dans la majorité des cas : facture restée dans une boîte mail, bon de livraison non rapproché, personne qui valide en congé. Un appel de votre responsable administrative à son homologue règle l'affaire, et le mail qui suit confirme la date promise.

Les relances suivantes changent de ton, pas de forme : facture, échéance, montant, pénalités et indemnité de 40 € prévues par la loi, et une date limite. Chacune part par mail et, à partir de la deuxième, doublée d'un courrier. Les trois modèles de relance pour facture impayée couvrent les trois étapes, de la relance courtoise à la dernière avant mise en demeure.

Trois règles :

• relancer la personne qui paie, pas l'acheteur qui a signé le devis ;
• joindre la facture et le bon de livraison signé à chaque envoi ;
• noter chaque échange : date, interlocuteur, promesse.

Un gros client qui paie toujours à 75 jours quand le devis dit 30 n'oublie pas : cette pratique se traite au prochain devis.

Comment mettre en demeure un client qui ne paie pas

La mise en demeure est la dernière lettre amiable et la première pièce du dossier contentieux. Elle somme le client de payer une somme précise dans un délai précis, et annonce la suite. Elle s'envoie par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre recommandée électronique, qui a la même valeur.

Elle contient :

• l'identification des deux entreprises et des factures concernées (numéros, dates, montants, échéances) ;
• les mots « mise en demeure de payer » ;
• le montant total réclamé : principal, pénalités calculées à la date de la lettre, indemnité de 40 € par facture ;
• un délai, en général huit à quinze jours ;
• la suite si rien n'arrive : requête en injonction de payer devant le tribunal de commerce.

Le modèle de mise en demeure entre professionnels reprend ces éléments dans un texte prêt à signer. Envoyée vers trente à quarante-cinq jours de retard, elle débloque une grande part des dossiers : le client comprend que le tribunal est l'étape suivante. S'il conteste la facture, elle date le litige et l'oblige à formuler ses griefs par écrit.

Quand passer à l'injonction de payer, à un commissaire de justice ou à une société de recouvrement

Si la mise en demeure reste sans effet et que la créance n'est pas sérieusement contestée, l'injonction de payer est la voie normale. Vous déposez une requête au greffe du tribunal de commerce, sans avocat, avec le devis, la facture, les bons de livraison, les relances et la mise en demeure. Le juge rend une ordonnance sans audience ; vous la faites signifier par un commissaire de justice (l'ex-huissier) dans les six mois ; le client dispose d'un mois pour faire opposition. Sans opposition, l'ordonnance devient exécutoire et le commissaire de justice peut saisir.

Le choix entre société de recouvrement et injonction de payer dépend de votre temps et du montant : la société relance à votre place et se paie sur les sommes récupérées ; l'injonction coûte des frais de greffe modestes et deux heures de dossier. En cas d'urgence sur une créance non contestable, le référé-provision va plus vite.

Deux cas changent la procédure :

• le client conteste sérieusement (litige sur la qualité) : l'injonction sera rejetée ou frappée d'opposition, il faut une assignation au fond ;
• le client est en redressement ou en liquidation judiciaire : toute poursuite s'arrête, vous devez déclarer votre créance au mandataire dans les deux mois de la publication du jugement au BODACC.

Enfin, le temps joue contre vous : la créance entre commerçants se prescrit par cinq ans (article L110-4 du code de commerce).

Comment éviter le prochain impayé dès le devis

Un fabricant qui lance 30 000 € de matières sur un devis accepté par mail, sans acompte, porte seul le risque. Les protections se mettent en place au devis et dans les CGV, pas après.

• L'acompte : aucun pourcentage légal entre professionnels ; 30 % est l'usage, 50 % sur du sur-mesure spécifique. Il se facture à l'encaissement et il finance les matières.
• La clause de réserve de propriété : les marchandises restent votre propriété jusqu'au paiement complet ; écrite dans les CGV et rappelée sur le devis, elle permet de revendiquer les pièces livrées si le client dépose le bilan.
• Des délais de paiement écrits sur le devis, la facture et les CGV, avec le taux de pénalités et l'indemnité de 40 €.
• La vérification du client avant de lancer la fabrication : Kbis, comptes déposés au greffe consultables sur infogreffe.fr, ancienneté, avis d'un confrère.
• Un plafond d'encours par client : au-delà d'un montant que vous fixez, pas de nouvelle livraison sans règlement de la précédente.
• La facturation par situations sur les chantiers longs, plutôt qu'une facture unique à la fin.

Un impayé pèse d'autant plus lourd que le client représente une grande part du carnet de commandes ; c'est aussi pour cela que nous travaillons chez Inscale Agency à faire rentrer des demandes de devis par Google, afin qu'un fabricant ne dépende pas de trois donneurs d'ordre.

Questions fréquentes