ERP ou GPAO pour une PME industrielle de 10 à 50 salariés : par où commencer

Qu'est-ce qu'un ERP industriel, et quelle différence avec une GPAO ou une gestion commerciale ?

Un ERP (progiciel de gestion intégré) est une base de données unique où circulent, sans ressaisie, le devis, la commande, les achats de matières, le stock, les ordres de fabrication, les temps passés, l'expédition, la facture et les écritures comptables. Un ERP « industriel » est un ERP dont le module de production est fait pour un atelier : nomenclatures, gammes, planning de charge, suivi des temps.

Pour un fabricant sur devis, la question n'est pas « ERP ou GPAO » mais : ai-je besoin de planifier l'atelier et de connaître mon prix de revient réel ? Si oui, il faut la partie production, quel que soit le nom.

Les signes qu'un tableur ne suffit plus

Le tableur tient longtemps, parce qu'il est souple et que le dirigeant le connaît par cœur. Il casse quand plusieurs de ces situations se cumulent :

• le même devis est ressaisi trois fois : dans le logiciel de devis, dans le planning de l'atelier, dans la facture ;
• personne ne sait dire la charge de l'atelier à trois semaines sans réunir le chef d'atelier et le dirigeant ;
• les stocks du fichier et ceux du rayonnage ne concordent plus, et l'on recommande des matières que l'on a ;
• le prix de revient réel d'une affaire n'est connu que par intuition, faute de temps pointés ;
• les délais annoncés au client sont dépassés sans que l'on ait vu venir le retard ;
• deux personnes modifient le même fichier et personne ne sait quelle version est la bonne ;
• la facture électronique arrive et le tableur ne saura ni produire le format ni porter les mentions.

Le signe le plus sûr est dans la tête du dirigeant : il est le seul à savoir où en sont les affaires, et l'entreprise ralentit quand il est absent. Un ERP est aussi un outil de transmission : il rend l'entreprise lisible par un autre.

Quel ERP pour une PME industrielle de 10 à 50 salariés ?

Les classements des « dix ERP les plus utilisés » citent SAP, Oracle, Microsoft Dynamics 365, Infor, Sage, Odoo, Epicor, IFS, Cegid, Workday. Ces listes mélangent des outils pour groupes de 5 000 personnes et des outils pour PME ; elles ne disent rien de ce qui convient à un atelier de 30 personnes. Ce qui compte :

• La fabrication à la commande : l'outil doit gérer l'affaire unitaire, les nomenclatures créées au devis, les modifications en cours de fabrication. Beaucoup d'ERP sont conçus pour la série.
• L'intégrateur : à moins de 200 km, avec des références dans votre métier que vous pouvez appeler. C'est lui que vous achetez autant que le logiciel.
• La taille : un outil pensé pour 500 utilisateurs est trop lourd et trop cher à paramétrer pour 10.
• La facture électronique : raccordement à une plateforme agréée, formats et mentions, sans module payant supplémentaire.
• La sortie : dans quel format vous récupérez articles, clients et historiques si vous changez.

Familles rencontrées dans les PME industrielles françaises au moment où nous écrivons : des ERP-GPAO conçus pour les PME de mécanique et de sous-traitance (Clipper, Sylob, Silog, TopSolid'Erp, Open-Prod, entre autres), et des ERP généralistes avec module fabrication (Odoo, Sage 100, Divalto, Microsoft Dynamics 365 Business Central). Aucun n'est bon pour tous ; deux ou trois démonstrations sur vos propres affaires, avec vos vrais plans et vos vraies nomenclatures, valent tous les comparatifs.

Combien coûte un ERP, et combien de temps pour le déployer ?

Ces fourchettes varient selon le nombre d'utilisateurs, les modules et la qualité de vos données de départ. Demandez trois devis sur le même cahier des charges, et faites chiffrer séparément licences, intégration, formation et reprise de données.

Côté délai : deux à trois mois pour choisir, quatre à neuf mois pour déployer, soit six à douze mois du premier rendez-vous à la mise en service. Certaines Régions et Bpifrance financent une partie du diagnostic ou du conseil dans leurs programmes de modernisation de l'industrie ; l'aide se demande avant d'engager la dépense.

Comment réussir le déploiement sans bloquer l'atelier

1. Nommer un responsable interne qui n'est pas le dirigeant : responsable administrative, chargé d'affaires, chef d'atelier. Il a du temps dégagé, et le dirigeant arbitre.
2. Nettoyer les données avant : articles en double, clients inactifs, nomenclatures fausses. Un ERP alimenté avec des données sales produit des prix de revient faux, avec autorité.
3. Démarrer par la chaîne devis, commande, facture, puis les achats et le stock, puis la production. Tout lancer le même jour est la première cause d'échec.
4. Former l'atelier au pointage avant la mise en service, avec des terminaux simples, et expliquer pourquoi : le prix de revient réel protège les emplois, il ne surveille pas les gens.
5. Choisir la date : hors pic d'activité, hors clôture comptable, avec le tableur gardé en parallèle un mois au plus.
6. Refuser les développements spécifiques la première année : adaptez la procédure au logiciel, sauf si votre métier l'exige vraiment.
7. Mesurer trois choses six mois après : taux de respect des délais, écart entre prix de revient prévu et réel, heures administratives par semaine.

Un déploiement réussi ressemble à un déménagement : long à préparer, pénible pendant deux semaines, puis on ne comprend plus comment on faisait avant.

Ce que l'ERP change pour vos devis et vos délais

Le premier gain est dans le devis. Quand les temps sont pointés et les matières sorties du stock affaire par affaire, vous connaissez le prix de revient réel de chaque type de pièce, et le prochain devis part de ce chiffre, pas d'un coefficient hérité. Les affaires perdantes apparaissent et les prix se corrigent.

Le deuxième gain est dans le délai annoncé. Le planning de charge indique si l'atelier peut absorber une nouvelle commande pour la semaine 12 ou seulement pour la semaine 15 : le commercial promet un délai tenable, et le tient. Pour un donneur d'ordre, un délai fiable pèse autant que le prix.

Le troisième gain est en amont. L'ERP enregistre chaque demande de devis avec sa source et son issue : vous voyez enfin combien de devis viennent du bouche-à-oreille, des salons et de Google, lesquels se signent, à quel prix et avec quel délai. Un formulaire de demande de devis sur le site internet relié à l'ERP crée le prospect sans saisie ; les logiciels de devis et de facturation plus légers le font aussi. Chez Inscale Agency, nous travaillons la source de ce flux : des demandes de devis qui arrivent par Google, qualifiées, et qui entrent directement dans l'outil du fabricant. La suite logique, une fois l'atelier lisible, est de recevoir plus de demandes de devis pour le remplir.

Questions fréquentes